Hello,
Pour ma part voici comment j’ai organisé le frama.space de notre asso:
(c’est finalement assez similaire à la proposition de @FougereLegere quoique plus flexible)
- Créer un compte admin
- Depuis ce compte admin: Créer l’arborescence des dossiers et fichiers souhaités et les partager avec les bons droits aux bons groupes (et donc créer les bons groupes)
- Limiter l’espace de stockage par user à 5 ou 15MB ² (afin que tous les fichiers soient « hébergés » par le compte admin et qu’il n’y ait pas de perte en cas de turnover)
- Ne pas utiliser les cercles
²: l’inconvénient de cette restriction est pour l’utilisation de Deck: les user vont ajouter une PJ directement sur une carte, ce qui va l’ajouter à leur dossier Deck et donc compter dans leur espace de stockage. La méthode de contournement consiste à leur dire de mettre le fichier dans un des dossiers partagé par l’admin, ou à augmenter leur espace de stockage.
Création des groupes: L’idée est que les groupes reflètent l’organisation de l’asso (ex chez nous: un groupe CA, un groupe Équipe (pour les salarié·e·s), puis un groupe par branche (hébergement, accompagnement…)).
Une personne peut évidemment faire partie de plusieurs groupes.
Création de l’arborescence des dossiers: Généralement: un dossier par groupe + des dossiers généraux (administratif, communication …) .
Note : Il est possible d’utiliser les Equipes (Cercles), plutôt que les groupes, ce qui apporte plus de flexibilité. Voir ce comparatif.